Der Grundplan bildet die Basis für die gesamte Planung und Zeitberechnung.

Um einen Grundplan zu erstellen, navigieren Sie im linken Menü zu „Mehr“ und wählen anschliessend den Punkt „Grundplan“ aus.

In dieser Ansicht stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Sie können entweder durch einen Klick auf den Button „Grundplan hinzufügen“ einen neuen Grundplan erstellen oder bei einem bereits vorhandenen Grundplan die Option „Kopieren“ wählen.

Fügen Sie einen neuen Grundplan hinzu, können Sie die Zeiten für alle Mitarbeitenden vollständig neu planen. Wird ein bestehender Grundplan kopiert, werden die bereits geplanten Zeiten übernommen. Dadurch können Sie schnell kleinere Anpassungen vornehmen, ohne die Zeiten für alle Mitarbeitenden erneut erfassen zu müssen.

Wenn Sie einen neuen Grundplan erstellen, müssen Sie eine Bezeichnung für den Grundplan sowie die Periodendauer in Wochen festlegen. Hier geben Sie an, für wie viele Wochen der Grundplan erstellt werden soll.

Dieser Zeitraum wiederholt sich fortlaufend, bis ein neuer Grundplan erstellt wird. Wenn Sie beispielsweise einen Arbeitsplan für zwei Wochen erfassen, da sich die Schichten im Zwei-Wochen-Rhythmus abwechseln, wird dieser Zyklus so lange wiederholt, bis ein neuer Grundplan definiert wird.

Zum Schluss legen Sie fest, ab wann der Grundplan gültig sein soll. Dabei ist zu beachten, dass der Grundplan immer an einem Montag beginnen muss. Anschliessend klicken Sie auf „Speichern“.

Sobald Sie den Grundplan gespeichert haben, erscheint der Button „Individuelle Arbeitszeiten bearbeiten“. Wählen Sie diesen aus, um mit der konkreten Zeitplanung zu beginnen.

Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter möglichst effizient zu planen, klicken Sie beim entsprechenden Mitarbeiter auf das Bearbeitungsfeld.

So öffnet sich ein Pop-Up bei dem Sie die Stunden der ganzen Periodendauer eingeben können. Am Ende jeder Woche wird angezeigt, wie viele Stunden geplant sind und wie viele es gemäss Arbeitsvertrag sein sollten. Entscheidend ist, dass die geplante Arbeitszeit möglichst genau der Soll-Arbeitszeit gemäss Vertrag entspricht, damit bis zum Ende des Jahres keine zu grossen Zeitdifferenzen entstehen. 

Nach dem Erstellen des gesamten Grundplans können die Planzeiten noch einmal überprüft werden. Dazu einfach den "Kontrolle Arbeitszeiten" neben der Kalenderansicht anklicken. 

Wichtig: Es ist immer nur ein Grundplan aktiv. Will man nur die Zeit von einem Mitarbeiter ändern, kann man den gesamten Grundplan kopieren und nur die Zeit von einem Mitarbeiter ändern.